Kontinuitetsplanlægning – fortsat drift

Kontinuitetsplanlægning handler om at have en plan B, hvis driften af organisationens samfundsvigtige eller forretningskritiske funktioner bliver ramt af forstyrrelser eller afbrydelser. Det kan være, at medarbejderne ikke kan komme på arbejde, at man ikke kan anvende lokaler og faciliteter, eller at organisationen ikke kan få de varer og tjenesteydelser, som driften er afhængig af.

Samfundet er kendetegnet ved mange gensidige afhængigheder og en stigende kompleksitet. Og enhver organisation er afhængig af forskellige ressourcer og leverancer for at kunne fungere. Fra tid til anden hænder det, at tilgængeligheden bliver påvirket i forbindelse med beredskabshændelser, herunder ulykker og uheld samt egentlige kriser; det være sig både teknologiske, natur- og menneskeskabte hændelser.

Alle organisationer bør derfor arbejde med kontinuitetsplanlægning for at kunne opretholde driften på et acceptabelt niveau. Det gælder især myndigheder og virksomheder, som varetager samfundsvigtige opgaver. Det er ikke alle områder i en organisation, der er lige vigtige. Derfor bør man i første omgang have fokus på de mest kritiske områder og funktioner i organisationen og hvor forstyrrelser eller svigt i leverancer kan få alvorlige konsekvenser. Det er et godt sted at starte sin planlægning.

Det kan måske lyde som noget nyt, besværligt og ressourcekrævende. Det behøver det bestemt ikke være. Mange organisationer arbejder allerede med planer for opretholdelse af driften og har måske både reserveløsninger og nødprocedurer. It-området er et godt eksempel. Endvidere er processen overskuelig, metoden er logisk og værktøjerne er lette at anvende. Og så kan den enkelte organisation selv tilpasse ambitionsniveauet i planlægningen efter egne prioriteringer, mål og ressourcer.

Det korte svar er: En velfungerende organisation, der kan opretholde sine kritiske funktioner og levere de ydelser, produkter og services, som den er sat i verden for. Man kan sige, at kontinuitetsplanlægning for det første giver dyb indsigt i de driftsmæssige afhængigheder af ressourcer og leverancer, og hvor sårbar organisationen er, og for det andet, skaber et godt afsæt for at implementere forebyggende tiltag og fastlægge procedurer, der samlet set gør organisationen mere robust. Kontinuitetsplanlægning hjælper organisationen til at nedbringe tiden fra en funktion bliver ramt til den er genoprettet.

Det er vigtigt, at organisationens kontinuitetsplanlægning har høj ledelsesmæssig prioritet, at der allokeres de nødvendige ressourcer til arbejdet, og at der gives et klart mandat til organisationens planlægger. Endvidere er det vigtigt at indarbejde en systematik i hele organisationen, så det ikke bare handler om, hvad der står i planerne og hvor man kan finde dem, men at man også tænker i fortsat drift. Kontinuitetsplanlægning handler både om planer og mindset, og det er en vedvarende og langsigtet proces.

Planlægningsarbejdet handler grundlæggende om at identificere organisationens kritiske funktioner, at afdække afhængigheder af ressourcer, at vurdere risici og sårbarheder, samt at iværksætte forebyggende tiltag og beskrive kontinuitetsløsninger. Arbejdet munder ud i konkrete planer, der skal implementeres, herunder kommunikeres og forankres organisatorisk. Kontinuitetsplanlægning kan være en del af organisationens generelle beredskabsplanlægning, men kan også gennemføres i sit eget separate spor. Her viser vi, hvordan processen kan gennemføres.

Kontinuitetsplanlægningen bygger på to centrale værktøjer. En konsekvensanalyse og en risikovurdering.

Konsekvensanalysen munder ud i en kortlægning af virksomhedens kritiske funktioner, kritiske aktiviteter, og hvilke ressourcer som kræves for at opretholde disse aktiviteter. Analysen skaber endvidere overblik over, hvor længe organisationen kan acceptere forstyrrelser og/eller afbrydelser, inden at det får uacceptable konsekvenser.

Risikovurderingen munder ud i et overblik over risici og en opgørelse over eksisterende reserveløsninger samt en vurdering af, om disse er tilstrækkelige. Vurderingen tegner endvidere et billede af, hvor og hvordan man bør fokusere sin indsats for bedst muligt at sikre, at organisationen kan opretholde sine kritiske aktiviteter på et acceptabelt niveau.

Nogle organisationer vælger forud for disse analyser at udarbejde en analyse af organisationens værdiskabelse, en interessentanalyse og/eller en vurdering af risikotolerance. Det er helt op til den enkelte organisation, hvor grundigt man vil gå til værks.

Beredskabsplanlægning og kontinuitetsplanlægning kan ses som ét integreret hele, eller i det mindste som aktiviteter og processer, der supplerer hinanden. Og en kontinuitetsplan kan betragtes som en delplan til den generelle beredskabsplan. Her viser vi, hvordan planlægningsprocesserne fletter sig ind i hinanden.

Beredskabsstyrelsen har udarbejdet en vejledning i kontinuitetsplanlægning. Med vejledningen følger konkrete værktøjer. Vejledningen henvender sig først og fremmest til planlæggere og sikkerheds- og driftsansvarlige m.fl., der skal drive kontinuitetsplanlægningen, men kan også læses af andre, der skal understøtte og bidrage til arbejdet. Vejledningen kan hentes på Beredskabsstyrelsens hjemmeside, www.brs.dk, hvor man også kan finde andre relevante vejledninger, publikationer og værktøjer.

Hvis du eller din organisation har behov for inspiration, et godt råd, eller et blidt skub til at komme i gang med kontinuitetsplanlægning, så står Beredskabsstyrelsen klar til at assistere.

Kontakt os ved at benytte dig af kontaktoplysninger til højre.

• Vejledningen 'Kontinuitetsplanlægning - fortsat drift og genopretning'
• Action cards og skabeloner